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Usability – Die richtige E-Mail Signatur

11. März 2009 – 09:00

Das Mail-Protokoll wurde nur für reinen Text entworfen. Grafiken müssen vor dem Versand also in Text konvertiert werden (Stichwort: Base64), dabei blähen sie sich um 30-50% auf.

Ob sie beim Empfänger wieder richtig dekodiert werden bleibt ein Risiko. Grundvoraussetzung dafür ist, dass der Empfänger ein Nicht Text Programm benutzt.

Eine falsche Dekodierung kann auch am Protokoll selbst liegen. Ein weiterer Grund sind, dassE-Mails mit Bildern oft von Spammern stammen. Deshalb landen solche Mails auch schnell in irgendwelchen Spamfiltern, selbst wenn die Grafik nur refenziert und nicht einbettet ist.
AOL beispielsweise ist dafür bekannt, seine Nutzer nicht immer über solch ein Eingreifen des Filters zu informieren. Die Mail ist einfach weg und der Leser weiß es nicht.

Zusammenfassend sind HTML und Bilder in E-Mails also keine gute Idee. So schön Bilder und Logos auch sein mögen.

Worauf müssen Sie sonst noch achten?

Am 1. Ja nuar 2007 ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Un­tenehmensregister (EHUG) in Kraft getreten.

Sie sollten in allen geschäftlichen E-Mails die Pflichtangaben anführen, die Sie auch auf Ihrem Geschäftsbriefpapier finden, also zum Beispiel u.a.:

  • Die Handelsregisternummer
  • Das zuständige Registergericht
  • Rechtsform und Sitz einer GmbH
  • Die Vor- und Nachnamen aller Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzender.

Eine Outlook-vCard reicht nicht aus.
Auch wenn es unter Juristen wohl umstritten ist, inwieweit ein Verstoß gegen diese Regelung abmahnfähig ist, empfehle ich dennoch Vorbeugen ist besser als Nachsicht.

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    1. 3 Responses to “Usability – Die richtige E-Mail Signatur”

    2. Na endlich sagt es noch einer: Super und danke. Ich rede mir schon’s Maul fusselig. :o)
      E-Mails mit ganzen Visitenkarten als grafischer Mailanhang sind wirklcih nicht freundlich…

      By Claus on Mrz 26, 2009

    3. Ja richtig, den je nachdem was man für einen Email Client benutzt kommt die Visitenkarte bzw. Signatur mit Bild sehr unterschiedlich an! Manchmal gar nicht. Nicht jeder benutzt ein Outlook o.ä. Also am besten eine gaaaanz einfache (wenn auch ein bisschen langweiligere) ASCII Unterschrift. Gruss Stefan

      By Stefan on Sep 13, 2009

    4. Ich muss auch sagen,das es da deutlich bessere Lösungen gibt. Ich bekomme so oft e-Mails in denen die Signatur länger ist als der Text…

      By Karin on Dez 1, 2010

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